メールの処理能力を高めるためのテクニックは、これまでも色々な雑誌や書籍でたくさん紹介されてきましたが、私が普段気をつけていること、それは、「同じメールを二度読まない」ということです。
デスクにいる間は、メールが届くたびに、今進めている作業を止めて、メールを見ます。デスクを離れていて席に戻ったら、たまっているメールを一気に読んでいきます。そんなときに、ついやってしまうのは、読んだあと、「これはあとで返信しよう」と判断し、返信を先送りすること。
ようは、後ほど時間が出来たら、もう一回メールを読みかえすことになります。このような場合、結果として、無意識のうちに「メールを二度読む」習慣が出来上がっているのです。
これが無駄だと思うのです。
「同じメールを二度読む」ということは、「二度、判断をする」ことであり、問題の難易度によっては、意外に時間と労力を要します。ちょっと調べ物が必要なものや、誰かに確認してから、となると、さらに時間を浪費します。つまり、同じ仕事をこなすのに、二度手間となり、倍の時間をかけることになりかねないのです。
では「同じメールを二度読まない」習慣とは、具体的にどういう働き方のプロセスを意味しているのでしょうか。以下、私のやっている例です。
第一に、メールは極力、届いたら、すぐ読むことです。他の仕事をしていても、新しいメールが到着したら、手を止めて、そのメールにザッと目を通すことです。
第二に、返信が必要なメールと、返信が必要ないものとを瞬時に峻別することです。返信が必要ないものは、内容を理解したら、そのメールを適宜、項目ごとにフォルダーに移動して保存します。（保存が不要なメールは即時にその場で消去します。）
第三に、１０秒で問題解決が思いつく内容のメール、そして３分以内に書き終える自信のあるメールは、他の仕事を中断しても、その場で返信をしてしまうことです。いわゆる即レスです。（即時にレスポンスする）
つまり、一度メールを読んだ段階で、一度の判断で問題解決（メールへの返信）が終わるということになります。これによって、仕事を溜め込むことを避けることも出来ます。単純な話ですが、一日に１００通以上もメールが入り、１００回の判断に影響する習慣ですから、軽視しないのが得策です。
では調べ物をしてから回答せざるを得ないもの、返信を書くのに３分以上を必要とするもの、誰かの判断を待たなければいけないもの、一定の時間になるまで返信を保留すべきものなどの場合は、どうしたらいいのでしょうか。
私は、そのメールをまずは返信する状態にして、すぐに一度保存します。次にそのメールを読んだ直後に、メールの内容のポイントを、その場で「自分の言葉」で１０－１５文字くらいの要点にまとめて記しておくことにしています。つまり、次に返事を書く際には、もう原文を読みかえしません。大切なことは、一度目に読む際の集中力、そしてポイントをまとめる際の正確さ。これは、自分だけがわかればいいのですから、略語で、短く、自分スタイルを作っています。
メールの処理能力を高めるポイントは、短いメールをポイントをついて書くことが原則ですが、そうすることで相手に即レスをすることができると、さらに得点アップです。このためには、「同じメールは二度読まない」、私はこれを徹底するように心がけています。